Електронний облік трудової діяльності: на що звертати увагу роботодавцю
10 червня набув чинності Закон «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217 – IX (далі – Закон № 1217), який вніс зміни до Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) щодо нових правил обліку трудової діяльності працівника. Із цієї дати запроваджено електронний облік трудової діяльності.
Основна суть змін — переведення обліку трудової діяльності працівника з паперової форми (у трудовій книжці) в електронну — у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (ст. 48 КЗпП).
Що треба враховувати роботодавцю?
Якщо згідно положень ст. 24 КЗпП у попередній редакції працівник при укладанні трудового договору був зобов’язаний подати трудову книжку. То нова редакція цієї статті передбачає, що трудова книжка подаватиметься роботодавцю лише у разі її наявності у працівника. Тепер працівник має вибір, що надавати: трудову книжку чи відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Якщо ж особа, яку працевлаштовує роботодавець, вперше приймається на роботу, то такий громадянин має право подати вимогу про оформлення трудової книжки. У такому разі роботодавець оформлює трудову книжку в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу (ч. 3 ст. 24, ч.2 ст. 48 КЗпП).
Саме вимагати, тоді як згідно із ч. 3 ст. 48 КЗпП у попередній редакції, оформлення трудової книжки працівникам, що стають на роботу вперше, було обов’язком роботодавця.
Відтепер роботодавець звільнений від обов’язку зберігання трудової книжки. В новій редакції ст. 48 КЗпП зазначається: роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Після чого трудова книжка повертатиметься працівнику.
Що робити роботодавцю з трудовими книжками, які зберігаються в нього на сьогоднішній день?
Відповідно до ч.3 ст. 48 КЗпП, трудові книжки зберігаються у працівника. Однак це не означає, що після 10 червня всі трудові книжки потрібно видати працівникам.
Законодавцем встановлено, так би мовити, «перехідний період» тривалістю п’ять років, а саме: Розділом ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217 передбачено, що протягом 5 років після 10.06.2021 р. Відбуватиметься включення Пенсійним фондом до Реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою. Після завершення цих робіт наявні у роботодавців паперові трудові книжки видаватимуться працівникам на руки особисто під підпис. Також роботодавець буде зобов’язаний видати належно оформлену трудову книжку працівнику, з яким укладено трудовий договір до 10.06.2021 р. та який звільняється до завершення процедури включення даних з неї до Реєстру застрахованих осіб, у день звільнення. Протягом перехідного періоду можна буде використовувати як паперову трудову книжку, так і електронну форму уже наявних або внесених відомостей про трудову діяльність.
Які обов’язки роботодавця щодо подання інформації з трудових книжок до Пенсійного фонду?
Законодавцем встановлено, що таку інформацію можуть подавати до ПФ як самі фізичні особи — працівники, так і їх роботодавці (якщо на момент подання паперова трудова книжка зберігається у роботодавця).
Якщо працівник делегує повноваження щодо оцифрування документів про трудову діяльність роботодавцю, то такий працівник має надати згоду на обробку персональних даних, яку укладають у довільній формі. Сканована копія цієї згоди є невід’ємною складовою відомостей, які подаються роботодавцем до ПФ.
Подається така інформація через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду у вигляді сканованих або оцифрованих копій трудової книжки, довідок тощо.
